Автоматизация документооборота

На определенном этапе развития компании, деятельность наступает момент, в котором дальнейшие развитие невозможно
без документирования бизнес-процедур. «1С-Электронный документооборот» - решение, которое обеспечивает обмен
юридически значимыми документами (электронными счетами-фактурами, актами, накладными и пр.) прямо из
«1С:Предприятия». Забудьте о дублировании документов на бумаге, затратах на печать и копирование, отправку и
томительное ожидание ценных документов.

ЗАКАЗАТЬ ПРОЕКТ 

РЕШАЕМЫЕ ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ

Процесс согласования договоров с поставщиками
Отсутствие контроля сроков согласования проекта договоров отдельными сотрудниками. Нет возможности оперативно узнать, у кого в настоящий момент на согласовании находится договор, и какие замечания уже внесли согласующие лица. Нет оперативных автоматизированных уведомлений о факте нарушения сроков согласования.
Постоянные задержки в согласовании приводят к проблемам с поставками, контрагентами, а зачастую и к прямым убыткам. Бумажные копии теряются «по дороге» от одного согласующего к другому.
1
Решение проблемы
Гибкая настройка процесса согласования договоров в СЭД позволит максимально ускорить процесс согласования договоров с поставщиками настраивать параллельные и последовательные цепочки согласующих и замещающих лиц с указанием жестких сроков согласования, определяемых для различных служб – закупщики, юристы, служба безопасности, финансовый контроль и т.д. с возможностью хранения и печати листов согласования.
Решение проблемы
Система электронного документооборота не только позволяет настраивать различные цепочки согласующих лиц в зависимости от типа продукции, типа клиента и величины суммы коммерческого предложения, но и позволяет автоматизировать необходимую отчетность и отправку уведомлений ответственным лицам о задержках в согласовании коммерческих предложений.
2
Длительный процесс согласования КП перед отправкой клиенту или вообще отсутствие согласования
Неправильно выстроенная политика согласования коммерческих предложений перед их отправкой клиентам приводит к репутационным и финансовым убыткам. Коммерческие предложения отправляются без внесения в них достигнутых договоренностей, неверными ценами и спецификациями либо с существенными задержками.
Недостоверная информация в отправленных коммерческих предложениях наносит ощутим ущерб компаниям. Без системы СЭД топ-менеджменту трудно контролировать качествои своевременность отправки.
Проблемы с хранением финансового бизнес-контента
Постоянные проблемы с поиском нужных финансовых документов. Затраты на изготовление дубликатов финансовых документов, таких как договора и соглашения, счета и акты, накладные и счета-фактуры. Проблемы с сохранностью факсов. Проблемы с конфиденциальностью и контролем доступа к финансовой информации.
Нередко оригиналы финансовых документов, которыми пользуются те или иные сотрудники просто «теряются» у кого-то на рабочих местах и неизвестно у кого их искать.
3
Решение проблемы
Система электронного документооборота умеет создавать документы в учетной системе и осуществлять привязку к ним скан-копий. Теперь пользователю в учетной системе достаточно просто запросить какие-либо параметры нужного документа (название, тип, наименование клиента, дата или диапазон дат, пр.) и он получит доступ к нужному файлу, хранящемуся в электронном виде.
Решение проблемы
При внедрении СЭД на базе 1С, у наших клиентов появляется возможность хранить в учетной системе любые технические документы в высоком разрешении и в различных форматах. Каждый технический документ может быть связан с определенным заказом, нарядом на производство, клиентом или заказом покупателя и интегрированы с данными из 1С:УПП, 1С ERP, 1С:НСИ.
4
Проблемы с хранением производственного контента
Хранение различных внутренних технических документов, таких как чертежи, спецификации, карты технологических процессов в виде обычных файлов приводит к тому, что такие файлы могут быть изменены или даже удалены. Нет привязки технических документов с другими объектами учетной системы – заказами, клиентами, счетами.
Длительный поиск нужных документов и использование неактуальных версий технической документации приводит к серьезным проблемам в операционной деятельности предприятия. Сотрудники предпочитают хранить все важную для них техническую документацию на локальных машинах, что приводит к дублированию и проблемам с информационной безопасностью.
Столкнулись с подобного рода проблемой? Мы можем Вам помочь.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СЭД

80% Повышение
скорости работы
53% Улучшение
исполнительской
дисциплины
12% Возможность
анализа и оптимизации
деятельности
47% Наведение
порядка в процессах
30% Централизованное
хранение
18% Четкое соблюдение графиков
платежей и исполнения договорных
обязательств
50% Исключение утери
документов

ПРОГРАММНЫЕ РЕШЕНИЯ 1С

1С: Документооборот
ПРОФ
36 000 руб.
Программный продукт зования.
1С: Документооборот
гос. учреждения
117 600 руб.
Программный продукт ния.
1С: Документооборот
КОРП
187 000 руб.
Программный продукт нообразования.
1С: Document
Managment
300 000 руб.
Программный продукт вания.
Бесшовная интеграция
«1С: Бухгалтерией предприятия» – для договорных
документов.
«1С: Зарплата и управление персоналом» – для
кадрового документооборота.
«1С: ERP Управление предприятием» – для
проектно-конструкторской документации.
«1С: Управление торговлей» – для ведения переписки с
клиентами и контрагентами, и для создания объектов
на основе этой переписки – заказы, соглашения.

РЕАЛИЗОВАННЫЕ ПРОЕКТЫ

ОСОБЕННОСТИ ЭТАПОВ ВНЕДРЕНИЯ
В рамках системного проектирования осуществляется интервьюирование ключевых сотрудников Заказчика, руководства Заказчика, анализ процессов "как есть", анализ исторических информационных систем.
Осуществляется моделирование процессов "как будет", реальные процессы компании накладываются на логику программы, определяется необходимая дополнительная функциональность.
Определяются механизмы переноса данных. 

Результатом этапа является документ "Техническое задание"
В рамках этапа "Рабочее проектирование" осуществляется разработка дополнительной функциональности, разработка механизмов переноса данных, механизмы интеграции с другими информационными системами, а также осуществляется настройка программы.

Результатом этапа является демонстрация Заказчику разработанных механизмов
В рамках этапа "Обучение" формируются учебные группы - пользователи группируются по функциональным обязанностям, Обучение проводится в виде практической реализации пользователями сквозных примеров на базе с реальными данными Заказчика. 

Результатом этапа является проведенное обучение в соответствии с утвержденным планом и объемом.
Этап "Тестовая эксплуатация" может быть осуществлен путем тестирования по утвержденным ранее сценариям либо путем параллельной эксплуатации исторической и внедряемой системы в течении определенного периода.
В рамках тестирования фиксируются замечания, ошибки, затем производится доработка. Таких итераций может быть несколько.

Результатом этапа является доработанная информационная система, подготовленная для запуска в эксплуатацию.
На этапе "Опытно-промышленной эксплуатации" происходит запуск внедряемой системы. Для этого осуществляется рабочий перенос данных, пользователи начинают вводить данные в информационную систему при этом осуществляется консультационная поддержка.

Результатом этапа является ввод системы в эксплуатацию, передача ее на сопровождение.
Проектное
внедрение
на 46%
выгоднее, чем у других компаний
за счет распределения работ между специалистами
московского и региональных офисов
Комплексный индивидуальный подход
Полная документация проекта
Включает консалтинг
Внедрение Автоматизация документооборота
Срок внедрения
от 1-ого месяца
Стоимость проекта
от 50 т.р.

НАМ ДОВЕРЯЮТ

Нужно зафиксировать и продумать требования к функциональности? Получить оценку стоимости и сроков реализации?

Свяжитесь с нами по телефону +7 (499) 653-93-04
или заполните форму:

Проведем интервьюирование ваших сотрудников, формализуем требования к системе,
составим список работ, предложим варианты реализации,
оценим сроки и стоимость.

Спасибо

Мы ценим наших клиентов! Ваше сообщение получено
и будет обработано ближайшее время